Gérez-vous votre temps intelligemment ?

Gérez-vous votre temps intelligemment ?

Vous arrive-t-il aussi de vous éreinter au travail toute la journée et d’avoir le sentiment de n’avoir rien fait … Un planning pertinent peut vous aider.


Gérer le temps intelligemment, c’est ce qu’on appelle en langage humain du time management. Le time managment implique une réelle prise en considération du temps et une définition des priorités. Car le time management est en réalité du self management.

Il faut donc avant tout remettre en question votre utilisation du temps:

Comment est-ce que je gère mon temps? Quels sont les objectifs que je définis? Comment est-ce que je veux gérer mon temps? De combien de temps ai-je besoin pour bien faire mon travail? Est-ce que je mène les « bonnes » actions? Est-ce que je fais « bien » les choses? Qu’est-ce qui perturbe mon planning?

Vous remarquerez que vous pouvez utiliser votre temps bien mieux que maintenant. Et la différence se fait souvent par le biais d’accords avec les autres … et avec vous-même!

Quelques conseils pratiques

Réunions

Planifiez vos réunions à la fin de la journée ou avant la pause de midi pour éviter qu’elles s’éternisent.

Préparez bien vos réunions. Qui sont les participants ? Quel est l’objectif ? Quel est le temps prévu pour chaque point de l’ordre du jour ? Quelles sont l’heure de début et l’heure de la fin ? Votre présence est-elle nécessaire?

Évitez, pendant la réunion, les dérangements provenant de l’extérieur. Éteignez votre GSM et demandez aux autres de ne pas vous déranger lorsque vous êtes en réunion.

Téléphone

Créez un filtre : faites passer les appels entrants par le secrétariat.

Prévoyez des heures de téléphone fixes. Par exemple, au début ou à la fin de la journée. Mettez-vous d’accord à ce sujet avec le secrétariat.

Vos discussions doivent être courtes et ciblées.

E-mail

Consultez vos e-mails à des moments bien définis de la journée.

Fermez votre boîte d’e-mails lorsque vous travaillez à autre chose.

Registration

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Devenez membre

Soyez sélectif lorsque vous mettez des personnes en copie de vos e-mails.

Ne vous laissez pas déranger par des e-mails inutiles avec des pièces jointes. Demandez à l’expéditeur ce qu’il attend de vous.

Dérangements provenant de l’extérieur

Fermez la porte lorsque vous devez vous concentrer sur une tâche. Faites savoir quand vous êtes disponible.

N’ouvrez pas la porte automatiquement à des visiteurs inattendus. Prenez cordialement, mais fermement, un rendez-vous à un autre moment.

Sélectionnez les demandes non prévues : ne dites pas « oui » à tout ce qui arrive. Déléguez des activités et exercez-vous à dire « non ».

Flux d’informations

Sélectionnez les articles d’entrée de jeu. Jetez ce dont vous n’avez pas besoin. Enregistrez les informations pour les consulter plus tard.

Gérez vos abonnements de manière critique. Résiliez vos abonnements inutiles. Faites disparaître votre nom des listings d’e-mails que vous n’utilisez pas ou quasiment pas.

Organisation du lieu de travail

Rangez régulièrement votre bureau. Seul ce qui vous sert à travailler doit être visible.

Classez vos archives. Utilisez le même système de classement des dossiers pour les archives papier et numériques afin de ne pas perdre du temps lorsque vous effectuez des recherches.

Ne travaillez plus avec des post-its. Ils constituent une source de distraction et d’agitation. Dressez une liste des actions à entreprendre (to do-list) et planifiez-les dans votre semaine.

Le projet est terminé ? Clôturez-le physiquement. Passez un coup de balai sur vos documents de travail. Jetez ce qui peut l’être et archivez le reste.

Conseil

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